PART 6

Core Rules Reference

基本ルール集（いつでも参照用）

6-1. Email Rules
メールのルール

Email is the official communication channel at EIGORU. MS Teams and LINE chat are for lessons only. All important matters — scheduling, contracts, absences, billing — must be handled by email.

メールはエイゴルにおける公式コミュニケーション手段です。TeamsとLINEのチャットはレッスン専用です。スケジュール・契約・欠席・請求に関するすべての重要事項はメールで行います。

★ The golden rule: Always CC eigoru.cc.noreply@gmail.com

Every email between you and a student must include CC: eigoru.cc.noreply@gmail.com without exception. This protects you in any dispute.

先生と生徒様の間のすべてのメールには例外なくCC: eigoru.cc.noreply@gmail.comを入れてください。トラブル時にあなたを守る記録になります。

Two EIGORU email addresses — use the right one / エイゴルの2つのメールアドレスの使い分け

Address / アドレス Purpose / 用途
eigoru.cc.noreply@gmail.com CC only. Always include in every email to students. Do NOT send inquiries here.
CC専用。先生と生徒様のすべてのメールに必ず入れる。問い合わせには使わない。
eigoru.office@gmail.com For all inquiries to EIGORU staff / Manager Nancy.
Manager Nancyへのすべての問い合わせ・連絡に使用する。

Reply time rules / 返信時間のルール

Target reply time / 目標返信時間 Within 24 hours (same day strongly recommended)
24時間以内（当日中が強く推奨）
Penalty threshold / ペナルティ発生 Exceeding 48 hours → ₱100 penalty + possible suspension of new trial acceptance
48時間超え → ₱100ペナルティ＋新規トライアル受付が自動停止される場合あり
Spam folder / スパムフォルダ Check every day — mandatory, not optional. "I didn't check" is never accepted.
毎日必須。「確認していなかった」は理由にならない。

Email format rules / メールの書式ルール

  • Always write the recipient's name at the opening / 冒頭に必ず受信者の名前を書く
  • Always write your Profile Number-Nickname at the closing (e.g. 0020-Nancy) / 末尾に必ずプロフィール番号-ニックネームを書く
  • Always include a clear subject line / 必ず明確な件名をつける
  • Never use Boxbe or any other email filtering system — these block student emails and cause complaints / Boxbeなどメールフィルタリングシステムは使用禁止

Chat history / チャット履歴について

Teams or LINE chat messages are not monitored by EIGORU. However, if a significant contractual matter arises in chat (e.g. schedule change, cancellation request), save that chat history and forward it to eigoru.office@gmail.com as evidence.

TeamsやLINEのチャットはエイゴルには届きません。ただし、スケジュール変更の合意や解約依頼など重要な契約的事項がチャット上で発生した場合のみ、その履歴を保存してeigoru.office@gmail.comに転送してください。

6-2. During Lesson Rules
レッスン中のルール

🚨 Punctuality — the single most common cause of student complaints at EIGORU

Be online on MS Teams or LINE at least 15 minutes before your scheduled lesson time. In Japanese culture, 10 seconds late is already considered late. There are no exceptions.

A child may be sitting at their computer, excited and ready, having told their parent "my teacher is calling today." If you do not appear — especially without advance notice — that child and parent will be deeply upset.

これはエイゴルで最も多い生徒様からのクレームの原因です。予定レッスン時間の15分前にはオンライン状態にしてください。日本文化では10秒の遅刻でも遅刻です。例外はありません。

Rule / ルール Detail / 詳細
Webcam / ウェブカメラ Keep webcam ON at all times. Only exception: genuinely unstable internet AND student agrees.
常にオン。例外：インターネットが本当に不安定かつ生徒様が同意した場合のみ。
Lateness penalty
遅刻のペナルティ		 2 minutes or more late: -10 minutes deducted from LS
2分以上の遅刻：LSから-10分減算
Focus during lesson
レッスン中の集中		 No social media, YouTube, or unrelated apps while teaching. Penalty from 3rd reported incident: ₱100.
指導中にSNS・YouTubeなどを使用しない。3回目の報告から₱100ペナルティ。
Tool priority
ツールの優先順位		 MS Teams is default. Use LINE only if student specifically requests it.
MS Teamsがデフォルト。LINEは生徒様が特に希望する場合のみ。
LINE PC version only
LINE PC版のみ		 Always use PC version of LINE — never smartphone or tablet.
LINEは必ずPC版を使用。スマートフォン・タブレット版は不可。
Chat-only lessons
チャットのみのレッスン		 Fully accepted. Treat with the same professionalism as video lessons.
完全に認められています。ビデオレッスンと同じプロ意識で臨んでください。

How to explain unexpected lateness correctly / 予期しない遅刻の正しい説明の仕方

❌ Not acceptable / NG
"I couldn't come because of rain."
「雨で来られませんでした。すみません。」
✅ Acceptable / OK
"Rain was heavier than expected and transportation stopped. I will leave earlier next time."
「予想以上に雨が激しく交通機関が止まりました。次回は早めに出発します。」

6-3. Absence and Schedule Change Rules
欠席・変更のルール

Teacher absence rules / 先生の欠席ルール

Maximum absences
最大欠席回数		 3 times per month / 月3回まで
Advance notice required
事前通知		 At least 24 hours before the lesson by email
レッスンの少なくとも24時間前にメールで通知
Sudden emergency
突発的な緊急事態		 Notify via Facebook Messenger emergency contact AND email student as soon as possible
Facebookメッセンジャーの緊急連絡先に連絡し、可能になり次第すぐにメールを送る
No-notification absence penalty
無連絡欠席のペナルティ		 -15 minutes on LS + ₱100 Invoice deduction
LSから-15分 + Invoice控除₱100

⚠️ "I forgot my phone" and "I had no credit on my phone" are not accepted as excuses.

「携帯を忘れた」「携帯の残高がなかった」は理由として受け入れられません。常に生徒様に連絡できる状態を維持するのは先生の責任です。

Student absence rules / 生徒様の欠席ルール

See PART 3-3 for the full table. Key points:

詳細はPART 3-3の表を参照してください。重要ポイント：

  • Students must notify you at least 24 hours in advance / 生徒様は24時間前までに通知が必要
  • Absences beyond the monthly free allowance are charged as taken lessons / 月の無料許容回数を超えた欠席は受講済みとして請求
  • Always inform the student before recording an absence on the LS / LSに記録する前に必ず生徒様に伝える

Stop Order and Start Order / 受付停止と再開

Action When / いつ How / 方法
STOP ORDER Vacation 2+ days, full capacity, any reason you cannot accept new students
2日以上の休暇・満員・新規受付できない状況		 Email eigoru.office@gmail.com
Subject: STOP ORDER
START ORDER Ready to accept new students again
新規受付を再開できるとき		 Update timetable first, then email eigoru.office@gmail.com
Subject: START ORDER
先にタイムテーブルを更新してからメール

6-4. Emergency Procedures
緊急時の対応

When internet or power is unavailable and you cannot send email, use Facebook Messenger to notify EIGORU immediately.

インターネットや電源が使えず、メールが送れない場合はFacebookメッセンジャーを使ってすぐにエイゴルに通知してください。

Emergency contact
緊急連絡先		 https://www.facebook.com/fujiis2013/

Emergency message format / 緊急メッセージの形式

0000-Nickname e/m/b [your message]
Example: 0020-Nancy e/m/b I'm sorry to my student at 18:30. Power went out. Will email once power is restored.

Emergency message rules / 緊急メッセージのルール

  • Always include your Profile Number-Nickname first / 必ず最初にプロフィール番号-ニックネームを書く
  • Always include e/m/b immediately after your nickname — no spaces within the keyword, slashes not dashes / ニックネームの直後に必ずe/m/bを入れる
  • State the lesson time of the affected student — never state the student's name / 影響を受けるレッスンの時間を記載する — 生徒様の名前は書かない
  • Keep the message short and direct / 短く要点をまとめる
  • Correct spelling, spacing, and punctuation required / 正しいスペル・スペース・句読点が必要
Acceptable reasons / 使える状況 Not acceptable — email directly instead / メールで直接連絡すべき状況
Power outage / 停電
Complete internet failure / インターネット完全不通
Natural disaster (typhoon, earthquake, flooding) / 自然災害
Sudden hospital admission / 急な入院		 Headache or fever / 頭痛・発熱
On vacation / 休暇中
Stuck in traffic / 交通渋滞
Any situation where you could have sent an email earlier
事前にメールで連絡できたはずの状況すべて

Recovery email / 復旧メール

Once your internet or power is restored, send a Recovery email to your students within 1 hour.

Subject: Resumed Internet [0000-Your Nickname]

インターネットや電源が復旧したら、1時間以内に生徒様に復旧メールを送ってください。必ずCC: eigoru.cc.noreply@gmail.comを入れること。

Penalty for missing Recovery email: ₱100 deducted from Invoice
復旧メールを送らなかった場合のペナルティ：Invoiceから₱100控除

→ Appendix G: Recovery Mail / 復旧メール

6-5. Violation and Penalty List
違反とペナルティ一覧

This section exists not to punish you, but to protect your students — and ultimately your income. Every penalty on this list traces back to a real situation that caused a real student to be hurt, confused, or let down.

このセクションは先生を罰するためにあるのではなく、生徒様を守るため — そして最終的には先生自身の収入を守るためにあります。このリストの各ペナルティは、実際に生徒様が傷ついたり、困ったりした実際の状況から生まれています。

Penalties deducted from your Lesson Sheet (minutes) / レッスンシートから減算されるペナルティ（分数）

Situation / 状況 Penalty / ペナルティ
Late by 2 minutes or more / 2分以上の遅刻 -10 minutes
Webcam off without student's agreement / 生徒様の同意なしにウェブカメラをオフ -10 minutes
Absent without any notification / 無連絡での欠席 -15 minutes
No email reply for more than 48 hours / 48時間以上メール返信なし
※ See note below / 下記注記参照		 -15 minutes
※ See note

📋 Note on email reply penalty / メール返信ペナルティについての注記

The current Lesson Sheet (LS) includes a -15 minute deduction for no reply within 48 hours. However, actual enforcement is as follows and applies to both teachers and students:

現在のレッスンシート（LS）には「48時間以上返信なし → -15分」の項目がありますが、実際の運用は以下のとおりです。これは先生・生徒様の双方に適用されます：

  • Failing to reply within 48 hours → ₱100 Invoice deduction only (no LS minute deduction)
    48時間以内に返信しなかった場合 → Invoice控除₱100のみ（LSの分数減算は適用しない）

The LS will be updated to reflect this rule in a future version. Until then, the LS dropdown item for this violation should not be selected.
このルールはLSの将来のバージョンで正式に反映される予定です。それまでの間、LSのドロップダウンでこの項目は選択しないでください。

The student selects the applicable violation in the LS dropdown. You must also self-report your own violations. If you self-report, only the original penalty applies. Hiding a violation adds ₱500 on top.
自己申告した場合は元のペナルティのみです。隠蔽した場合は₱500が追加されます。

Penalties deducted from your Invoice salary (PHP) / Invoiceから控除されるペナルティ（PHP）

Violation / 違反内容 Penalty
Absent without notification / 連絡なしの欠席 ₱100
Two sudden cancellations per student in one month / 同一生徒様への月2回の突発キャンセル ₱100
Late to class / 遅刻 ₱100
No email reply within 48 hours / 48時間以内にメール返信なし
Applies to trial and regular students / トライアル・継続生徒様いずれも		 ₱100
Not self-reporting your own LS penalty / LSへの自己ペナルティの未申告 ₱100
Student complaint about bad attitude / webcam off / 態度に関するクレーム・無断ウェブカメラオフ ₱100
Forgot CC: eigoru.cc.noreply@gmail.com / CCの入れ忘れ ₱100
No Recovery email after emergency message / 緊急メッセージ後の復旧メール未送信 ₱100
Forgot e/m/b keyword in emergency message / 緊急メッセージのe/m/bキーワード忘れ ₱50
EIGORU staff time spent handling your complaint (per complaint) / クレーム対応スタッフ時間（1件あたり） ₱100
Not focusing on student during lesson (from 3rd report) / レッスン中に集中を欠く（3回目から） ₱100
Hiding or concealing any of the above violations / 上記の違反を隠蔽・申告しない ₱500

⚠️ Security deposit forfeiture conditions / 返却保証金の没収条件

In addition to the penalties above, the 500 PHP security deposit is forfeited only in the following cases:

上記ペナルティとは別に、500ペソの返却保証金が没収されるのは以下の場合のみです：

  1. You stop activity without notice — including leaving student emails or trial applications unanswered.
    無断で活動を停止した場合（生徒様へのメールやトライアル申込みを放置して連絡が取れなくなった場合を含む）
  2. You fail to reply to a student or EIGORU email / trial application within 48 hours on 2 or more occasions. The first late reply results in a warning only.
    生徒様またはエイゴルからのメール・トライアル申込みへの返信が48時間以内にできなかったことが2回以上あった場合（1回目は警告のみ）
  3. You fail to appear for a student's lesson without any prior notice on 2 or more occasions. The first occurrence results in a ₱100 Invoice penalty only. When you cannot attend a lesson, you must notify the student in advance by email, MS Teams, or LINE. However, in cases of unavoidable circumstances such as a natural disaster, power outage, or complete internet failure, this penalty can be avoided if there is a record of you having contacted EIGORU via Facebook Messenger before the lesson start time:
    https://www.facebook.com/fujiis2013/ 事前連絡なしに生徒様のレッスンに現れなかったことが2回以上あった場合（1回目は₱100のInvoiceペナルティのみ）。レッスンに参加できない場合は、必ず事前に生徒様へメール・MS Teams・LINEなどで連絡することが基本ルールです。ただし、災害・停電・インターネット完全不通などやむを得ない状況の場合は、レッスン開始時刻より前に以下のFacebook Messengerへ連絡した記録があれば、このペナルティは免除されます：
    https://www.facebook.com/fujiis2013/

Please also be aware that if other schools contact EIGORU regarding a new instructor application, we may be asked to provide an evaluation. In that case, we will share factual information only.
また、他のスクールがエイゴルに新しい講師について問い合わせてきた際、評価を求められることがあります。その場合は事実のみをお伝えすることをご了承ください。

If EIGORU investigates a complaint and finds that you did not make a mistake, no penalty is applied.
エイゴルがクレームを調査した結果、先生に問題がないと判断された場合はペナルティは適用されません。

6-6. Managing Your Profile Status
プロフィールの管理

Action / 操作 How to / 方法
Update profile information
プロフィール情報の更新		 Email eigoru.office@gmail.com
Subject: Edit my profile
STOP ORDER
新規受付を一時停止		 Email eigoru.office@gmail.com
Subject: STOP ORDER
START ORDER
新規受付を再開		 Update timetable first, then email eigoru.office@gmail.com
Subject: START ORDER
先にタイムテーブルを更新してから送付

Profile deactivation by EIGORU / エイゴルによるプロフィール停止

  • Too many student complaints / 生徒様からのクレームが多い場合
  • No trial students received for several months with no activity / 数ヶ月にわたって活動がない場合
  • Repeated rule violations / ルール違反を繰り返す場合

Deactivation means you will not receive new trial students. You must still continue teaching your existing students until their contracts are resolved.
停止中も既存の生徒様との契約が解決するまでレッスンを継続してください。

Profile removal (permanent) / プロフィール削除（永久）

In serious cases — double-dealing with students, fraud, or repeated serious violations — your profile will be permanently removed and you will be dismissed immediately. EIGORU reserves the right to claim damages and to share information within the industry.

生徒様との二重取引・不正・深刻なルール違反の繰り返しなど重大なケースでは、プロフィールが永久削除され即時解雇となります。エイゴルは損害賠償請求および業界内への情報公開を行う権利を有します。