PART 4
Invoicing EIGORU Every 4 Weeks
4週ごとのエイゴルへの請求手順
Contents / このページの内容
- 4-1. Send the Step3-Request Mail to the Student / 契約終了後にStep3-Requestメールを生徒様に送る
- 4-2. Receive and Check the Student's Step3-Form / 生徒様からStep3-formが届いたことを確認する
- 4-3. Create Your Invoice Set and Submit It to EIGORU / Invoice Setを作成してエイゴルに送る
- 4-4. Receive Your Salary via PayPal / 給与をPayPalで受け取る
- ⚡ Irregular Situations / イレギュラー対応
4-1. Send the Step3-Request Mail to the Student at the End of the Contract
契約終了後にStep3-Requestメールを生徒様に送る
At the end of the 4-week lesson cycle, send the Step3-Request mail to the student. This email asks the student to confirm the LS, pay for the lessons taken, and submit the Step3-form.
4週間のレッスンサイクルが終了したら、生徒様にStep3-Requestメールを送ります。このメールは生徒様にLSの確認・受講料の支払い・Step3-formの送付を依頼するものです。
| Timing / 送付タイミング | On or after the last lesson date of the contract 契約の最終レッスン日当日以降に送る |
| What to include メールに含めるもの |
1. Completed LS as an attachment / 完成したLSの添付ファイル 2. Step3-Request message (copy from template — do not rewrite) / Step3-Requestのプリセットメッセージ（テンプレートからコピー。書き換えない） 3. CC: eigoru.cc.noreply@gmail.com |
| Student's payment deadline 生徒様の支払い期限 |
7 days / 7日以内 |
⚠ Do not send the Step3-Request mail before the contract end date.
Students who receive it early may be confused and pay incorrectly.
契約終了日より前にStep3-Requestメールを送らないでください。早期に受け取った生徒様が混乱して誤った支払いをする可能性があります。
What the student does after receiving this email / 生徒様がこのメールを受け取った後にすること
- Confirm all lesson dates and minutes on the LS / LSのすべてのレッスン日と分数を確認する
- Make payment within 7 days / 7日以内に支払いを完了する
- Submit the Step3-form with the LS attached / LSを添付してStep3-formを送付する
📄 Mail template / メールテンプレート:
→ Appendix D: Step3-Request Mail
You do not need to check whether the student has actually paid to the bank. That is EIGORU's responsibility. Your job is to confirm that you have received the completed Step3-form.
生徒様が実際に銀行に入金したかどうかを確認するのはエイゴルの責任です。先生の役割は生徒様から完成したStep3-formを受け取ることです。
4-2. Receive and Check the Student's Step3-Form
生徒様からStep3-formが届いたことを確認する
When the student completes the Step3-form, you will receive an email with the subject:
生徒様がStep3-formの入力を完了すると、以下の件名のメールが届きます：
📷 Step3-form received mail sample / Step3-form受信メールのサンプル:
→ Appendix J: Step3-Form Received Mail Sample / Step3-form受信メールのサンプル
What to check when you receive it / 受信したときに確認すること
📷 Step3-form received mail sample / Step3-form受信メールのサンプル:
→ Appendix J: Step3-Form Received Mail Sample / Step3-form受信メールのサンプル
- Tutor name — confirm it shows your name, not another teacher's
先生名 — 自分の名前が表示されていることを確認する - Attached LS — download and verify it is the correct LS you sent
添付LS — ダウンロードして、自分が送ったLSと正しく一致しているか確認する - Continuation intention — the form includes whether the student wants to continue or stop
継続意向 — フォームに生徒様の継続または解約の意向が含まれています
⚠ Only use the LS attached to the Step3-form in your Invoice Set.
Never use an LS sent by the student via normal email only. An LS without a Step3-form will not be accepted and will result in penalties.
Invoice Setに含めるLSは必ずStep3-formに添付されたものだけです。Step3-formなしのLSは受理されず、ペナルティの対象となります。
If the attached LS is corrupted or incorrect / 添付LSが破損または不正確な場合
Ask the student to resubmit the Step3-form with the correct LS attached. If the file remains corrupted after resubmission, contact Manager Nancy:
生徒様に正しいLSを添付して再度Step3-formを送るよう依頼してください。再送後も破損している場合はManager Nancyに連絡してください：
To: eigoru.office@gmail.com Subject: Corrupted LS — [Your Nickname]
4-3. Create Your Invoice Set and Submit It to EIGORU
Invoice Setを作成してエイゴルに送る
The Invoice Set is a compilation of all paid Lesson Sheets for the period, plus the Invoice Sheet. Submit it once per month, between the 7th and 20th of each month.
Invoice Setは、その月のすべての支払済みレッスンシートとインボイスシートをまとめたものです。毎月7日〜20日の間に1回だけ送付します。
📷 Invoice Set sample / Invoice Setのサンプル:
→ Appendix K: Invoice Set Sample / Invoice Setのサンプル
Step-by-step / 手順
📷 Invoice Set sample / Invoice Setのサンプル:
→ Appendix K: Invoice Set Sample / Invoice Setのサンプル
- Create a folder named after the current month (e.g. "May Invoice Set")
当月名のフォルダを作成する（例："May Invoice Set"） - Collect all LS files received via Step3-form during this period
この期間にStep3-form経由で受け取ったすべてのLSファイルを集める - Open the Invoice Sheet (Excel file provided by EIGORU)
エイゴルから提供されたインボイスシート（Excelファイル）を開く - Copy each LS file name into the Invoice Sheet in chronological order
各LSのファイル名を日付順にインボイスシートにコピーする - Open each LS and enter the Total Lesson Minutes (shown in the blue cell) next to the file name
各LSを開き、レッスン合計分数（青色セルに表示）をインボイスシートのファイル名の横に入力する - Check that the number of LS files matches the number of entries on the Invoice Sheet
フォルダ内のLSファイル数とインボイスシートの記入数が一致しているか確認する - Triple-check everything before sending / 送付前に必ず三重チェックを行う
⚠ LS file names must be in chronological order.
Invoice Sets with incorrect sequencing will be returned to you for correction, delaying your payment.
LSファイル名は日付順に並べてください。順番が正しくないInvoice Setは修正のために返却され、給与の支払いが遅れます。
| Send to / 送付先 | eigoru.office@gmail.com |
| Subject / 件名 | INVOICE |
| Payment timing 支払いタイミング |
Within 5 days of EIGORU confirming your Invoice Set (usually 1–3 days) エイゴルがInvoice Setを確認してから5日以内（通常1〜3日） |
If you have not yet received some students' Step3-forms by the time you submit your Invoice, you may include those LS files in the following month's Invoice Set instead.
Invoice送付時点でまだ一部の生徒様からStep3-formが届いていない場合は、そのLSを翌月のInvoice Setに含めることができます。
4-4. Receive Your Salary via PayPal
給与をPayPalで受け取る
EIGORU pays all salaries via PayPal only.
エイゴルの給与はすべてPayPal経由でのみ支払われます。
PayPal fee / PayPal手数料
A transaction fee is automatically deducted by PayPal at the time of transfer. The current rate is approximately 4.4% + 15 PHP, but this rate is set by PayPal and may change.
送金時にPayPalによって手数料が自動的に差し引かれます。現在のレートは約4.4% + 15PHPですが、PayPalが設定するものであり変更される場合があります。
Salary: 6,500 PHP
PayPal fee: 6,500 × 0.044 + 15 = 301 PHP
Amount received: 6,199 PHP
※ The actual rate may differ depending on PayPal's current fee structure. / 実際のレートはPayPalの最新手数料体系により異なる場合があります。
Recommended PayPal withdrawal method / 推奨する出金方法
| Method / 方法 | Fee / 手数料 |
|---|---|
| GCash (Globe) — recommended / 推奨 | Free / 無料（即時） |
| PayMaya / EON (UnionBank) | Free / 無料 |
| BPI, BDO, other banks / その他の銀行 | Approx. ₱200 per withdrawal / 約200PHP（非推奨） |
| Bank transfer from Japan / 日本からの銀行間送金 | ₱1,500–2,500 per transaction / 非常に高額のため不使用 |
⚡ Irregular Situations in PART 4
イレギュラー対応
4-IR-1. The student does not send the Step3-form within 7 days / 生徒様が7日以内にStep3-formを送らない場合
Send Step3-Reminder Mail Type 1. Forward your original Step3-Request mail from your Sent folder and add the preset Japanese reminder message.
Step3-Reminder Mail Type 1を送ります。送信済みフォルダから最初のStep3-Requestメールを転送し、プリセットの日本語リマインダーメッセージを追加してください。
4-IR-2. More than 8 days have passed and still no Step3-form / 8日以上経過してもStep3-formが届かない場合
Send Step3-Reminder Mail Type 2. Include the student's full name and email address in the body. After this point, EIGORU will take over communication with the student directly.
Step3-Reminder Mail Type 2を送ります。本文に生徒様のフルネームとメールアドレスを記載してください。この時点以降、エイゴルが生徒様との連絡を直接引き継ぎます。
4-IR-3. The student paid before the contract end date / 生徒様が契約終了前に支払ってしまった場合
Some new students, unfamiliar with the system, may pay early. Handle this politely:
システムに不慣れな新しい生徒様が早期に支払ってしまうことがあります。以下のように丁寧に対応してください：
- Reassure them that this is fine as a first-time occurrence / 初回であれば問題ない旨を伝える
- Explain that payment should only be made after receiving the Step3-Request mail / 支払いは契約終了後にStep3-Requestメールを受け取ってから行う旨を説明する
- Create a new LS with updated start and end dates going forward / 新しい開始日・終了日で新しいLSを作成して前に進む
4-IR-4. The student decides to stop continuing after submitting the Step3-form / Step3-form送付後に生徒様が継続しないと答えた場合
Check the "Continuation" field in the Step3-form. If the student has indicated they wish to stop, no further action is needed on your end. Re-open your time slot for new students.
Step3-formの「継続意向」欄を確認してください。生徒様が停止を選択していれば、それ以上の対応は不要です。その時間枠を新しい生徒様のために空けてください。エイゴルは他の先生への引き継ぎは行いません。生徒様は自分で新しいトライアルレッスンを申し込んで次の先生を探します。