3-1. Agree on a Fixed Schedule and Start the First Paid Lesson
固定スケジュールを決めて第1回レッスンを実施する

Once the student confirms continuation, agree on a fixed weekly schedule. This schedule continues every week until the student decides to stop. There are no reservations — you call the student at the agreed time every week.

生徒様が継続を確定したら、毎週の固定スケジュールを合意します。このスケジュールは生徒様が辞めると決めるまで毎週継続します。予約は不要です。毎週、合意した時間に先生から生徒様へコールします。

Key point / 重要ポイント Detail / 詳細
Lesson tool
使用ツール		 MS Teams or LINE — same as the trial lesson
トライアルと同様、MS TeamsまたはLINE
Lesson duration
レッスン時間		 25 minutes, 50 minutes, or longer — confirm with the student
25分・50分・それ以上 — 生徒様と確認する
4-week cycle start date
4週間サイクルの開始日		 The date of the first paid lesson — not the trial lesson date
第1回有料レッスンの日付から。トライアルの日付ではない

3-2. Create, Send, and Confirm the Lesson Sheet (LS)
レッスンシート（LS）を作成・送付して確認を取る

The Lesson Sheet (LS) is the official record of all lessons taken. It is also the basis for billing the student and calculating your salary. Without a correctly completed LS, you cannot be paid.

レッスンシート（LS）はすべてのレッスンの公式記録です。生徒様への請求と先生の給与計算の根拠になります。正しく完成されたLSなしには給与を受け取れません。

How to create the LS / LSの作成方法

You will receive the LS template (Excel file) from EIGORU after your profile is activated. Edit the following fields:

プロフィール有効化後にエイゴルからLSテンプレート（Excelファイル）が送られます。以下の項目を編集してください：

Field / 項目 What to enter / 入力内容
File name / ファイル名 yyyymmdd.StudentNickname.0000-TutorNickname.T10.000YEN
Tutor Profile Number-Nickname e.g. 0020-Nancy
Student information / 生徒様情報 Copy from the trial application form
トライアル申込みフォームからコピー
Starting date of contract
契約開始日		 Date of the first paid lesson (not the trial)
第1回有料レッスンの日付（トライアルの日付ではない）
Scheduled end date
契約終了予定日		 Last lesson date of the 4-week cycle
4週間サイクルの最終レッスン日
Lesson dates / レッスン日 yyyymmdd format / yyyymmdd形式
Lesson minutes / レッスン分数 Exact minutes taken (25, 50, etc.)
実施した正確な分数（25、50など）
Trial lesson cell (apple green)
トライアルレッスン欄（黄緑色セル）		 Fill in for the 1st contract only. Delete from 2nd contract onward.
第1契約のみ記入。第2契約以降は削除する

⚠ Two important rules about the LS file / LSファイルの2つの重要ルール

1. Do not enter lesson minutes for lessons that have not yet taken place. Only record completed lessons.
まだ実施していないレッスンの分数は入力しないでください。完了したレッスンのみ記録します。

2. File name must not contain any special characters such as & % / + # ^ @ ~. These cause errors when students attach the file to the Step3-form.
ファイル名に特殊文字（& % / + # ^ @ ~など）を使わないでください。生徒様がStep3-formに添付する際にエラーが発生します。

Save the file in .xls format for compatibility with all versions of Excel.
互換性のためにファイルは.xls形式で保存してください。

How to send the LS / LSの送付方法

After the first paid lesson, email the LS to the student with the following subject line:

第1回有料レッスン後、以下の件名で生徒様にLSをメールで送ります：

Please, email me if Lesson Sheet is OK or WRONG?

（添付のレッスンシートを確認し、問題なければ "LS is OK" と返信してください）
Always CC: eigoru.cc.noreply@gmail.com / 必ずCC: eigoru.cc.noreply@gmail.comを入れる

📄 Mail template / メールテンプレート:

→ Appendix C: LS Confirmation Request Mail / LS確認依頼メール

Getting the student's confirmation / 生徒様からの確認を受け取る

Student reply
生徒様の返信		 What to do / 対応
"LS is OK" The record is correct. No further action needed until the end of the 4-week contract.
記録に問題なし。4週間の契約終了まで特に対応不要。
"LS is WRONG" There is a mistake. Correct the LS and resend. Wait for a final "LS is OK" reply.
間違いがあります。LSを修正して再送し、最終的な"LS is OK"の返信を待つ。
No reply within 48 hours
48時間以内に返信なし		 The LS is considered accepted as correct.
LSは正しいものとして受け入れられたとみなす。

How often to send the LS / LSの送付頻度

You may send the LS after every lesson, or agree with the student to send it less frequently (e.g. once or twice per month). Either is acceptable.

However, during the first cycle (approximately 4 weeks) of every new contract, you must send the LS after each lesson and wait for "LS is OK" before proceeding to the next lesson. See 3-IR-3 for the reason.

毎回のレッスン後に送っても、月1〜2回など生徒様と合意した頻度で送っても構いません。ただし、新しい契約の第一回目のサイクル（約4週間）は毎回のレッスン後にLSを送り、次のレッスンに進む前に"LS is OK"を受け取ることが必須です。理由は3-IR-3を参照してください。

3-3. Run the 4-Week Lesson Cycle
4週間のレッスンサイクルを回す

Each contract covers approximately 4 weeks of lessons. The number of lessons per week is agreed with the student at the start.

各契約は約4週間のレッスンをカバーします。週あたりのレッスン回数は契約開始時に生徒様と合意します。

Example / 例 Lessons per contract / 1契約のレッスン数
1 lesson per week / 週1回 4 lessons / 4レッスン
3 lessons per week (Mon, Wed, Thu) / 週3回（月・水・木） 12 lessons / 12レッスン

The Scheduled End Date is the date of the last lesson in the 4-week cycle — not the end of the calendar month.

契約終了予定日は4週間サイクルの最終レッスン日です。月末日ではありません。

Student absence rules / 生徒様の欠席ルール

Students are on a fixed schedule. If they are absent, the time slot is still reserved for them. Absences beyond the allowed limit are charged as taken lessons.

生徒様は固定スケジュールで登録しています。欠席があっても時間枠は確保されています。許容回数を超えた欠席は受講済みとして請求されます。

Weekly lesson frequency
週あたりのレッスン頻度		 Free absences per month
月あたりの無料欠席許容回数
4–7 lessons per week / 週4〜7回 Up to 4 absences / 月4回まで
2–3 lessons per week / 週2〜3回 Up to 3 absences / 月3回まで
1 lesson per week / 週1回 Up to 1 absence / 月1回まで
Absence type / 欠席の種類 How it is counted / カウント方法
With advance notice (24+ hours)
事前連絡あり（24時間以上前）		 Counts toward the free allowance above
上記の無料許容回数にカウントされる
Without advance notice
事前連絡なし		 Counted as a taken lesson regardless of the monthly limit
月の許容回数に関わらず、受講済みとして請求される

💬 Always inform the student before recording an absence on the LS

When a student exceeds their absence allowance, inform them politely that the absent lesson will be recorded on the LS. Do not add the minutes without telling the student first.

生徒様が許容回数を超えた場合、欠席分をLSに記録することを丁寧に伝えてください。先に伝えることなくLSに分数を追加しないでください。ほとんどの生徒様はまだこのルールをよく知りません。ルールを使って責めるのではなく、わかりやすく丁寧に説明してください。

Lesson materials / レッスン教材

  • Published textbooks (some may have public links — ask Manager Nancy for the latest information)
    市販教材（一部公開リンクがある場合があります。最新情報はManager Nancyにお尋ねください）
  • Your own original materials / 先生オリジナルの教材
  • Free online resources — share with student via email with CC: us
    無料オンラインリソース — メールで生徒様に共有。CC: us必須
  • Student's own textbooks or materials / 生徒様自身のテキストや教材

You may send up to 5 sample pages of a textbook. Do not send full books — students must purchase their own copies.
教材の参考として5ページまでのサンプルを送ることができます。テキスト全体は送らないでください。生徒様が自分で購入します。

⚡ Irregular Situations in PART 3
イレギュラー対応

3-IR-1. The student is absent without advance notice / 生徒様が事前連絡なしで欠席した場合

Record the lesson minutes on the LS as a taken lesson. Always inform the student before adding the entry.

LSに受講済みとして分数を記録します。追加する前に必ず生徒様に伝えてください。

Suggested message:
"As per EIGORU rules, an absence without advance notice is recorded as a taken lesson. I have added [25] minutes to your Lesson Sheet for [date]. Please let me know if you have any questions."
「エイゴルのルールに従い、事前連絡のない欠席は受講済みとして扱われます。[日付]分として[25]分をレッスンシートに記録しました。ご不明な点があればお知らせください。」

3-IR-2. The student requests a long absence (3 weeks or more) / 生徒様が長期休暇（3週間以上）を希望した場合

Do not keep the contract open. Close it by sending the Step3-Request mail, and restart a new contract when the student returns.

長期欠席中も契約を開けたままにしないでください。Step3-Requestメールを送って現在の契約を終了させ、再開するときに新しい契約を開始します。

Note: Summer vacation, New Year, and Golden Week are common long-absence periods in Japan.
注：日本では夏休み・正月・ゴールデンウィークが長期欠席の多い時期です。

3-IR-3. The student has not sent "LS is OK" during the first cycle of a new contract / 新契約の第一回目のサイクルに生徒様から"LS is OK"が来ない場合

Stop teaching until you receive the reply. Send a reminder email asking for the student's confirmation.

返信が届くまでレッスンを一時停止してください。確認を求めるリマインダーメールを送ってください。

Why this rule exists: Some students accumulate many lessons over months without paying, then stop responding. By requiring "LS is OK" at the start of each new contract, you confirm the student acknowledges the contract and intends to pay. If a student refuses to confirm, report it to eigoru.office@gmail.com immediately.
このルールの理由：数ヶ月にわたって受講し続け、その後連絡がとれなくなるケースがありました。新契約の冒頭で"LS is OK"を確認することで、生徒様が新契約を認識し、支払い意思があることを確認できます。確認を拒む生徒様がいれば、すぐにeigoru.office@gmail.comに報告してください。

3-IR-4. A lesson is cut short due to power failure or internet disconnection / 停電やインターネット切断でレッスンが途中で終わった場合

Record only the actual minutes completed. Minimum recordable time is 15 minutes. If less than 15 minutes was completed, do not record the lesson.

実際に完了した分数のみ記録します。最低記録単位は15分です。15分未満の場合は記録しません。必要であれば生徒様と補講の相談をしてください。

3-IR-5. A family is sharing one Lesson Sheet / 家族が1枚のLSを共有している場合

This is acceptable. Record each family member's trial lesson date and minutes separately. For contract dates, use the first and last lesson dates across all family members. Sum the total lesson minutes for all members.

これは認められています。各家族のトライアルレッスン日と分数をそれぞれのセルに記録してください。契約期間は全家族の最初と最後のレッスン日を使用します。LSには全家族の合計レッスン分数を集計します。

3-IR-6. The student decides to stop mid-contract / 生徒様が契約途中で辞めることになった場合

Send the Step3-Request mail immediately with the current LS. Once the student pays for the lessons taken, the contract is closed.

すぐに現在のLSを添付してStep3-Requestメールを送ってください。生徒様がそれまでの受講分を支払ったら契約終了です。Step3の手順はPART 4を参照してください。